Padahal, menurut KNKT, keberadaan kerumunan masyarakat di jalur hulu dapat dikategorikan sebagai keadaan darurat yang dihadapi masinis, yakni kategori Non Kecelakaan Kereta Api (NKKA).
Situasi itu membuat informasi mengenai kondisi KA 5568A tidak diterima PPKP secara memadai.
PPKP Selatan maupun PPKP Timur akhirnya tidak mendapatkan informasi lengkap mengenai gangguan perjalanan kereta api di Stasiun Bekasi Timur.
Menurut KNKT, kondisi tersebut membuat PPKP tidak mempunyai informasi yang memadai untuk mengambil keputusan terkait pengendalian perjalanan kereta sesuai kondisi yang sedang terjadi.
Informasi juga tak tersampaikan antar-PPKP
Masalah komunikasi ternyata tidak berhenti pada hubungan antara masinis dan PPKP Selatan.
KNKT juga menemukan tidak adanya prosedur yang mengatur mekanisme penyampaian informasi antara PPKP Selatan dan PPKP Timur.
Dalam sistem pengendalian perjalanan kereta di wilayah timur, PPKP Selatan mengendalikan saluran komunikasi radio KA Commuter Line.
Sementara PPKP Timur mengendalikan saluran komunikasi radio lokomotif KA jarak jauh dan KA barang.
PPKP Timur sebenarnya mengetahui adanya kecelakaan KA 5181B karena mendengar komunikasi antara PPKP Selatan dan masinis KA 5181B.
Akan tetapi, informasi yang diterima tidak lengkap mengenai situasi dan kondisi di sekitar lokasi kecelakaan.
Dampaknya, informasi dan perintah yang diberikan PPKP Timur kepada KA 4B Argo Bromo Anggrek juga tidak didukung informasi yang cukup mengenai situasi yang sedang terjadi.
KNKT menyebut kondisi tersebut menyebabkan masinis KA 4B tidak memperoleh informasi yang memadai untuk mengambil tindakan sesuai keadaan.
