Lindungi Dokumen ASN, BKN Siapkan ‘Lemari Digital’ Gratis
HOLOPIS.COM, JAKARTA - Badan Kepegawaian Negara (BKN) resmi mengakhiri pengelolaan arsip Aparatur Sipil Negara (ASN) secara konvensional. Melalui Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025, BKN menetapkan seluruh arsip ASN wajib dikelola dalam bentuk digital melalui Lemari Digital–Document Management System (DMS). Sejak kebijakan ini berlaku, BKN tidak lagi menerima arsip ASN dalam bentuk fisik.
Kepala BKN, Zudan Arif Fakrulloh mengatakan kebijakan tersebut merupakan langkah strategis untuk mendukung transformasi digital birokrasi nasional sekaligus memperkuat tata kelola manajemen ASN.
“Mulai hari ini, BKN hanya menerima arsip ASN dalam bentuk digital. Arsip fisik harus dialihmediakan terlebih dahulu lalu diunggah ke DMS. Ini menjadi titik balik menuju tata kelola ASN yang terintegrasi, aman, dan akuntabel,” kata Kepala Badan Kepegawaian Negara, Zudan Arif Fakrulloh pada Kamis (18/12/2025), sebagaimana informasi yang dikutip Holopis.com, Jumat (2/1/2026).
Kebijakan ini mencakup seluruh siklus hidup arsip ASN, mulai dari penciptaan, penyimpanan, pemanfaatan, hingga penyusutan. Arsip ASN dibagi menjadi Arsip Utama, seperti Daftar Riwayat Hidup, SK CPNS/PNS, riwayat pendidikan, pangkat, jabatan, dan diklat, serta Arsip Kondisional, seperti dokumen pindah instansi atau cuti di luar tanggungan negara. Seluruh arsip tersebut wajib tersedia dalam format digital.
Zudan menjelaskan, arsip yang dihasilkan dari sistem seperti SIASN akan otomatis tersimpan di DMS. Sementara dokumen di luar SIASN, seperti ijazah atau sertifikat, wajib diunggah oleh instansi maupun ASN melalui DMS atau aplikasi MyASN.
“Arsip yang lahir digital dari sistem seperti SIASN akan otomatis tersimpan di DMS. Sementara untuk dokumen seperti ijazah, sertifikat, atau piagam penghargaan yang tidak dihasilkan SIASN, instansi dan ASN bertanggung jawab mengunggahnya sendiri melalui DMS atau aplikasi MyASN,” jelas Zudan
Untuk menjamin keamanan data, DMS dilengkapi pengamanan berlapis, termasuk multi-factor authentication dan pemantauan akses real-time. DMS juga dikembangkan sebagai Lemari Digital gratis yang dapat diakses seluruh instansi pemerintah.
Zidan menyebut pengadaan lemari digital bagi dokumen penting ASN merupakan bentuk komitmen BKN dalam melindungi aset informasi negara.
“Ini bentuk komitmen kami melindungi aset informasi negara dan menghadirkan layanan manajemen ASN yang lebih cepat, tepat, dan transparan,” pungkas Zudan.