Jika Anda kesulitan menentukan mana yang lebih penting, pertimbangkan dampaknya terhadap tujuan akhir Anda. Apakah tugas ini membawa Anda lebih dekat ke tujuan atau justru menghabiskan waktu tanpa hasil yang berarti?
Teknik ini dapat mengurangi kecemasan dan membantu Anda fokus pada tugas yang paling penting.
4. Terapkan Prinsip Pareto (80/20)
Prinsip Pareto, atau hukum 80/20, menyatakan bahwa 80% hasil berasal dari 20% usaha yang paling efektif. Dalam mengatur prioritas, ini berarti fokuskan perhatian pada 20% tugas yang memberikan hasil terbesar.
Anda dapat mengidentifikasi tugas-tugas ini dengan mengevaluasi mana yang paling berkontribusi terhadap pencapaian tujuan atau menghasilkan dampak terbesar dalam pekerjaan Anda.
5. Gunakan Teknik Pomodoro
Jika Anda merasa kesulitan untuk fokus pada satu tugas dalam waktu lama, teknik Pomodoro bisa sangat membantu. Teknik ini melibatkan bekerja selama 25 menit, diikuti dengan istirahat singkat selama 5 menit. Setelah empat siklus Pomodoro, ambil istirahat yang lebih panjang (15-30 menit).
Teknik ini membantu Anda untuk tetap fokus dan menghindari kelelahan, sambil memastikan bahwa Anda menyelesaikan tugas berdasarkan prioritas.
6. Delegasikan Tugas yang Tidak Prioritas
Seringkali kita merasa harus melakukan semua tugas sendiri, namun kenyataannya, tidak semua tugas harus dikerjakan oleh kita. Delegasi adalah cara yang efektif untuk mengelola prioritas, terutama untuk tugas-tugas yang tidak memerlukan keahlian khusus atau yang bisa dilakukan oleh orang lain.
Menurut Harvard Business Review, delegasi yang tepat dapat meningkatkan efisiensi tim dan memberikan waktu bagi Anda untuk fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.
7. Jangan Takut untuk Mengatakan “Tidak”
Mengatur prioritas juga berarti tahu kapan harus menolak permintaan atau tugas yang tidak sejalan dengan tujuan Anda. Jika ada seseorang yang meminta waktu atau bantuan Anda, pertimbangkan terlebih dahulu apakah itu sesuai dengan prioritas Anda saat ini.
Dengan berkata “tidak” pada hal-hal yang tidak penting, Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada hal-hal yang lebih signifikan.
8. Evaluasi dan Sesuaikan Prioritas Secara Berkala
Prioritas tidak bersifat tetap. Apa yang penting hari ini mungkin tidak relevan besok. Oleh karena itu, penting untuk selalu mengevaluasi dan menyesuaikan prioritas Anda secara berkala. Lakukan review mingguan atau bulanan untuk memastikan bahwa Anda tetap pada jalur yang benar dalam mencapai tujuan Anda.